Le décret exécutif 08-245 du 3 août 2008 fixe en onze articles les conditions de gestion et de conservation des archives notariales. Il est pris en application de l'article 10 de la loi 06-02 portant organisation de la profession de notaire. Deux de ses règles sont régulièrement méconnues : l'interdiction de conserver les archives ailleurs qu'à l'office sans autorisation écrite, et la limitation stricte des personnes à qui une expédition peut être délivrée.
Le périmètre. L'article 2 du décret 08-245 définit l'archive notariale comme l'ensemble des documents reçus ou établis par le notaire dans l'exercice de sa profession. La définition est large et ne se limite pas aux minutes.
1. La responsabilité de conservation
L'article 3 pose le principe : le notaire est responsable de la conservation des actes qu'il instrumente ou qu'il reçoit en dépôt. La responsabilité couvre donc les deux cas, y compris les actes venus d'ailleurs.
2. Conserver ailleurs qu'à l'office
L'article 4 est celui qui se heurte le plus souvent à la réalité des locaux. Le notaire ne peut conserver tout ou partie des archives notariales dans un endroit autre que son office que sur autorisation écrite du président de la chambre régionale des notaires compétente. L'autorisation est écrite, elle est préalable, et elle émane de la chambre régionale.
Le second alinéa du même article organise le dépôt entre offices : le notaire peut recevoir en dépôt des grosses ou extraits établis dans un autre office notarial, après information de la chambre régionale compétente. La nuance mérite d'être relevée, il s'agit ici d'une information et non d'une autorisation.
3. À qui délivrer une expédition
L'article 5 énonce une interdiction plutôt qu'une permission. Il est interdit au notaire de délivrer des expéditions d'actes conservés dans son office à d'autres personnes que :
- les parties à l'acte ;
- leurs héritiers ;
- leurs mandataires ;
- les personnes nanties d'une ordonnance judiciaire.
La liste est fermée. Une demande émanant d'un tiers, même intéressé et même de bonne foi, ne peut être satisfaite hors ordonnance judiciaire. C'est le texte à opposer aux sollicitations d'administrations ou d'établissements qui ne produisent pas de décision de justice.
4. La durée de conservation des dossiers clients
L'article 6 distingue l'archive notariale du dossier de travail : le notaire ne conserve les dossiers de ses clients que le temps nécessaire à l'accomplissement du service requis. La règle ne vise pas les minutes mais bien les dossiers.
5. L'identification et le support informatique
L'article 7 impose que le dossier soit identifié par un numéro chronologique et par les noms des parties concernées. Il ajoute une autorisation expresse qui règle une question fréquente : le notaire peut utiliser le support informatique pour la gestion et la conservation de l'archive notariale.
L'article 8 renvoie aux normes applicables en la matière pour la conservation, sans les énumérer.
6. Le retrait d'un document par son propriétaire
L'article 9 organise une formalité simple mais dont l'omission laisse un dossier incomplet sans explication. Lorsqu'une personne demande à reprendre un document lui appartenant, le notaire doit mentionner dans le dossier :
- la nature du document ;
- la date de retrait ;
- la signature de la personne concernée.
7. Ce que le décret renvoie à un arrêté
L'article 10 est important pour ce qu'il ne dit pas. La nature des archives notariales, les modalités et durées de leur conservation au niveau des offices, les délais de leur élimination ou de leur versement à l'institution chargée des archives nationales sont fixés par arrêté du ministre de la justice, garde des sceaux, et de l'autorité de tutelle de l'institution chargée de l'archive nationale.
Autrement dit, les durées de conservation ne figurent pas dans le décret. Toute durée avancée sur ce point doit être rattachée à l'arrêté correspondant et vérifiée au Journal officiel, et non déduite du décret 08-245.
Conclusion
Onze articles, dont trois décident du quotidien : l'autorisation écrite pour conserver hors de l'office, la liste fermée des personnes à qui délivrer une expédition, et la traçabilité du retrait d'un document. Le support informatique est expressément admis, ce qui lève une hésitation encore répandue.
Kateb conserve les pièces d'un dossier avec leur horodatage et la référence de l'acte auquel elles se rattachent. Consultez le texte intégral du décret 08-245 et notre guide sur les registres obligatoires.